Samochód w firmie to duże ułatwienie, a czasami konieczność. Używany jest głównie w celu dojazdu do miejsca pracy, do klienta, po zakupy firmowe, na szkolenia i konferencje itp. Jako że koszta użytkowania auta są kosztami uzyskania przychodu, można się z tego rozliczyć. Istnieją trzy możliwości: kilometrówka, samochód firmowy i leasing.

Tak zwana „kilometrówka” to chyba najprostszy sposób rozliczania się z kosztów samochodowych. Opiera się na ilości przejechanych kilometrów i kwocie, jaka na to przypada. Przedsiębiorca zoobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której zawiera takie informacje, jak swoje dane, numer rejestracyjny samochodu, datę, trasę, cel, ilość przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr itp. Z uwagi na to, iż koszta ponoszone z tytułu używania pojazdu w celach firmowych mają swój maksymalny limit, również musi on być określony w ewidencji. Kilometrówka pozwala przedsiębiorcy korzystać ze swojego prywatnego samochodu w celach biznesowych, bez konieczności przepisywania go na firmę. Nie trzeba również martwić się o podatek VAT, a w razie sprzedaży auta – nie trzeba rozliczać uzyskanej kwoty jako przychodu z działalności gospodarczej.

Przedsiębiorcy, którzy nie chcą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu i przejmować się limitami kilometrówki, najczęściej decydują się na przyłączenie samochodu do majątku firmowego. Wystarczy, że posiadają dokument sprzedaży wraz z danymi firmy. Księgowość wpisuje samochód na listę środków trwałych, dzięki czemu można dodatkowo rozliczać amortyzację, czyli koszta jego zużycia, a przy zakupie odliczyć podatek VAT. Wysokość tych rozliczeń zależy od wartości pojazdu, podanej w dokumentach. Chcąc przyłączyć do majątku firmy swój prywatny samochód, należy złożyć oświadczenie, które potwierdzi tę czynność oraz określić wartość początkową pojazdu na podstawie dokumentu zakupu lub dokonanego porównania z podobnymi pojazdami na rynku, bez zawyżania ceny.

Istnieje również trzecia możliwość, będąca na swój sposób kompromisem pomiędzy kilometrówką a samochodem firmowym. Jest to tzw. leasing, czyli wynajęcie samochodu. Przedsiębiorca podpisuje umowę z leasingodawcą i może korzystać z samochodu. Warunkiem jest regularne spłacanie rat, od których ma prawo odliczyć podatek VAT. Ponadto nie obowiązuje go żaden limit kilometrów i nie musi prowadzić ewidencji. Przedsiębiorca nie jest właścicielem pojazdu, ale może się nim stać jeśli po zakończeniu umowy leasingowej wykupi dany samochód. Wtedy użytkowanie pojazdu będzie odbywało sie na zasadach użytkowania auta firmowego.

Wybór jednej z trzech możliwości to indywidualna sprawa każdego przedsiębiorcy. Aktualnie najbardziej popularne jest korzystanie z ofert leasingowych, ponieważ nie wymagają zbytniego angażowania własnych środków finansowych.